Mức phạt và cách xử lý mất hoá đơn đầu vào

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 16/01/2026):

Mức phạt vi phạm về lập hoá đơn (áp dụng từ 16/01/2026)

Điểm mới từ NĐ 310/2025: Tự khai bổ sung và nộp đủ thuế trước khi cơ quan thuế phát hiện hoặc thanh tra → được miễn toàn bộ tiền phạt.

• Không được khấu trừ thuế đầu vào nếu không có hoá đơn hợp lệ.
• Nếu đã kê khai mà sau đó phát hiện mất: doanh nghiệp phải khai bổ sung, điều chỉnh và nộp lại phần thuế đã khấu trừ.

Bước 1 – Xác nhận tình trạng mất

• Lập biên bản xác nhận nội bộ về việc mất hoá đơn (ghi rõ số hoá đơn, ngày, người mất, nguyên nhân).

Bước 2 – Liên hệ bên bán

• Đề nghị bên bán cung cấp bản sao hoá đơn có xác nhận của người đại diện pháp luật và đóng dấu.
• Đối với hoá đơn điện tử: truy xuất lại từ hệ thống của nhà cung cấp giải pháp hoặc cổng thuế.

Bước 3 – Lập hồ sơ xử lý

• Biên bản xác nhận mất hoá đơn (có chữ ký hai bên).
• Bản sao hoá đơn được xác nhận.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu có).

Bước 4 – Thông báo với cơ quan thuế

• Gửi thông báo mất hoá đơn tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp (nếu là hoá đơn tự in/đặt in — ít phổ biến hiện nay).
• Với hoá đơn điện tử: tra cứu lại trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn).

• Hoá đơn điện tử có thể tra cứu và tải lại từ hệ thống, giảm rủi ro mất vĩnh viễn.
• Doanh nghiệp nên lưu trữ hoá đơn điện tử trên nhiều kênh (hệ thống nội bộ + cổng thuế).
• Thời hạn lưu trữ hoá đơn: 10 năm theo quy định pháp luật về kế toán.

Với hoá đơn điện tử, "mất" thường xảy ra ở phía quản lý nội bộ — file bị xoá nhầm, nhân sự nghỉ việc mang theo tài liệu, hệ thống hỏng — chứ không phải mất ở cổng thuế.

EVS lưu trữ toàn bộ hoá đơn đầu vào trên cloud theo tiêu chuẩn bảo mật doanh nghiệp:

• Tải lại bất kỳ lúc nào: Kế toán tìm và tải lại hoá đơn trong vài giây mà không cần liên hệ bên bán hay truy cập cổng thuế thủ công.
• Lưu trữ đủ 10 năm theo quy định: EVS tự động duy trì lưu trữ đúng thời hạn pháp lý, không cần doanh nghiệp tự quản lý vòng đời tài liệu.
• Tra cứu theo nhiều tiêu chí: Tìm theo số hoá đơn, ngày, mã số thuế bên bán — phù hợp cho cả trường hợp cần xuất trình khi thanh tra.

Tìm hiểu thêm về EVS: Facebook · YouTube