Nhà cung cấp ở trạng thái nào bị xem là rủi ro khi nhận hóa đơn đầu vào?

Kế toán thường gọi những nhà cung cấp có dấu hiệu bất thường là “doanh nghiệp ma”. Tuy nhiên, khi kiểm tra hóa đơn đầu vào, điều quan trọng không phải là cách gọi này, mà là trạng thái mã số thuế, tình trạng sử dụng hóa đơn điện tử và thời điểm lập hóa đơn.

Một hóa đơn nhìn bề ngoài có thể đầy đủ thông tin, nhưng vẫn rủi ro nếu người bán đã không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, chấm dứt hiệu lực mã số thuế, tạm ngừng kinh doanh hoặc bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Câu hỏi kế toán cần đặt ra là:

Nhà cung cấp đang ở trạng thái nào, trạng thái đó xuất hiện trước hay sau ngày lập hóa đơn, và giao dịch thực tế có đủ hồ sơ chứng minh hay không?

“Doanh nghiệp ma” là cách gọi phổ biến trong thực tế, nhưng không phải thuật ngữ pháp lý chính thức.

Khi kiểm tra hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp nên bám vào các trạng thái cụ thể hơn như:

• Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
• Ngừng hoạt động hoặc đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
• Đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
• Tạm ngừng kinh doanh.
• Bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn bị xác định là không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp.

Điểm quan trọng nhất là mốc thời gian. Nhà cung cấp hiện có trạng thái xấu không có nghĩa mọi hóa đơn trước đó đều sai. Nhưng nếu hóa đơn phát sinh sau khi trạng thái xấu đã xuất hiện, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ trước khi hạch toán hoặc kê khai.

Tra cứu trạng thái mã số thuế tại cổng Tổng cục Thuế: Cổng tra cứu mã số thuế của Tổng cục Thuế.

Hóa đơn đầu vào trở thành rủi ro cao khi các thông tin sau không khớp với nhau:

• Ngày hóa đơn lập sau thời điểm nhà cung cấp có trạng thái bất thường.
• Trạng thái mã số thuế không phù hợp với thời điểm giao dịch.
• Không có hồ sơ chứng minh giao dịch thật.
• Không có chứng từ thanh toán phù hợp.
• Hóa đơn tra cứu được nhưng thông tin không khớp với file doanh nghiệp đang nhận.

Một hóa đơn chỉ đúng về hình thức là chưa đủ. Doanh nghiệp cần chứng minh được giao dịch thực tế bằng hợp đồng, nghiệm thu, giao nhận, thanh toán và trao đổi với nhà cung cấp.

1. Tra cứu mã số thuế người bán

Kiểm tra nhà cung cấp có đang hoạt động bình thường hay không. Nếu có trạng thái bất thường, cần lưu lại kết quả tra cứu và chuyển hóa đơn sang diện chờ xác minh.

2. Tra cứu hóa đơn điện tử

Đối chiếu các thông tin chính:

• Mã số thuế người bán.
• Mã số thuế người mua.
• Ngày lập hóa đơn.
• Ký hiệu, số hóa đơn.
• Tổng tiền và tiền thuế.
• Trạng thái hóa đơn.

Không chỉ kiểm tra “có tra ra hay không”, mà cần kiểm tra thông tin trên cổng tra cứu có khớp với file hóa đơn đang nhận hay không.

3. Đối chiếu hồ sơ giao dịch

Kiểm tra hóa đơn với:

• Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
• Biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu.
• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho nếu có.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu thuộc diện bắt buộc.
• Email, tin nhắn hoặc tài liệu trao đổi với nhà cung cấp.

Nếu hồ sơ chưa đủ, không nên vội hạch toán, kê khai hoặc khấu trừ thuế.

Doanh nghiệp nên xử lý theo 5 bước:

1. Dừng sử dụng hóa đơn cho các bước tiếp theo nếu chưa thanh toán, chưa hạch toán hoặc chưa kê khai.
2. Rà lại toàn bộ hồ sơ giao dịch gồm hợp đồng, nghiệm thu, giao nhận, thanh toán và trao đổi với nhà cung cấp.
3. Phân loại rủi ro theo thời điểm: hóa đơn lập trước, gần thời điểm hay sau khi nhà cung cấp có trạng thái bất thường.
4. Yêu cầu nhà cung cấp giải trình bằng kênh chính thức, tránh chỉ trao đổi miệng.
5. Chuẩn bị phương án điều chỉnh hoặc khai bổ sung nếu hóa đơn không đủ điều kiện sử dụng.

Không nên để hóa đơn rủi ro nằm im trong hồ sơ và chờ đến khi cơ quan thuế kiểm tra mới xử lý.

Doanh nghiệp nên thêm một điểm chặn trong quy trình tiếp nhận hóa đơn đầu vào:

• Thêm cột trạng thái nhà cung cấp.
• Thêm cột mức rủi ro.
• Thêm cột ngày tra cứu.
• Lưu kết quả tra cứu hóa đơn và mã số thuế.
• Gắn nhãn Chờ xác minh với hóa đơn từ nhà cung cấp có mức rủi ro trung bình, cao hoặc rất cao.
• Quy định rõ ai chịu trách nhiệm kiểm tra trước khi hạch toán.

Quy tắc dễ nhớ:

Nhà cung cấp có mức rủi ro cao hoặc rất cao thì không kê khai ngay. Hồ sơ chưa đủ thì không vội khấu trừ.

eVS hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát rủi ro ngay từ lúc tiếp nhận hóa đơn đầu vào bằng cách:

• Gắn cờ nhà cung cấp có trạng thái bất thường.
• Lưu kết quả tra cứu hóa đơn và mã số thuế.
• Cung cấp link tra cứu mã số thuế chính thức để đối chiếu nhanh: Tra cứu mã số thuế (Tổng cục Thuế).
• Giúp kế toán giảm phụ thuộc vào việc kiểm tra thủ công.

Với doanh nghiệp có nhiều hóa đơn đầu vào, nhiều nhà cung cấp mới hoặc giao dịch giá trị lớn, việc kiểm tra sớm giúp giảm rủi ro bị loại chi phí, loại thuế GTGT đầu vào hoặc phải giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Không nên chỉ nhìn hóa đơn đầu vào theo hình thức. Một hóa đơn đầy đủ thông tin vẫn có thể rủi ro nếu người bán có trạng thái mã số thuế bất thường, bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử hoặc không chứng minh được giao dịch thực tế.

Trước khi kê khai, doanh nghiệp nên kiểm tra 3 điểm:

1. Trạng thái mã số thuế của người bán.
2. Tình trạng hóa đơn điện tử.
3. Hồ sơ chứng minh giao dịch thật và chứng từ thanh toán phù hợp.

Kiểm tra sớm không làm quy trình kế toán nặng hơn nhiều, nhưng giúp doanh nghiệp giảm đáng kể rủi ro về thuế và hóa đơn.